あなたは「チャットツール」をご存知ですか？
言葉は聞いたことあるけどよくわからない。
そもそも何のことなのかわからない。
いずれの方もこの記事をご覧いただくと、ざっくりチャットツールについて理解を深められます。
デジタル化やDXの第一歩として活用できるツールなので、どうぞ最後までご覧ください。
DXについてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。
チャットツールとは
そもそも「チャット」って何？
そもそも「チャット」とは何なのでしょうか？
チャットとは、以下のように定義されてます。
コンピュータ・ネットワーク上で、リアルタイムで行われる対話のこと。
「コトバンク」から引用
つまり、対面でのコミニュケーションに変わりインターネット上でコンピュータを使って行うコミニュケーションのことを「チャット」と言います。
チャットツールって何？
チャットの意味はわかりました。
では「チャットツール」とは何なのでしょうか。
チャットが”コンピュータ・ネットワーク上で、リアルタイムで行われる対話”のことなので、そのツール（道具）ですから、パソコンやスマホ・タブレットなどがツールに当たります。
つまり、チャットツールとは、”パソコンやスマートフォンを介してリアルタイムでコミュニケーションをとることができるコミュニケーションツール”という解釈となります。
でもこれってメールとなのが違うのでしょうか？
メールと何が違うの？
メールは長文を書くのに適しており、こちらから一方的に送るのに対し、チャットはリアルタイムで双方向のコミニュケーションを取るイメージに近く、比較的短文になりやすいのが特徴です。
イメージとしてはメールは「手紙」、チャットは「LINE」を想像していただければわかりやすいと思います。
ビジネスチャットツールとは？
そもそもビジネスチャット（ツール）とは何？
このチャットをビジネスの場に持ち込んだのが「ビジネスチャット」と呼ばれるものです。
ビジネスチャットとは以下のように定義されてます。
ビジネス用のチャットツールまたはサービスの総称。ファイル共有やスケジュール管理機能をもつほか、音声通話やビデオチャットに対応するものもある。ビジネスチャットツール。
「コトバンク」から引用
つまり、ビジネスチャットとビジネスチャットツールは同じ意味であり、チャットがLINEのようなものであったのに対し、ビジネスチャットとはLINEにカレンダーなどのスケジュール管理などビジネスシーンで利用しやすい機能がついたコミュニケーションツールということなになります。
ビジネスチャットツールで何ができるの？
前述したとおり、ビジネスチャットツールは、ビジネスシーンで利用しやすい機能がついたコミュニケーションツールで社内コミュニケーションを主な目的としています。
例えば今まで対面やメールでやりとりしていたものを、もう少し気軽にコミニュケーションを取ったり、特定のテーマやプロジェクトについてグループを作成してコミニュケーションを図ったりすることができます。
また最近では、新型コロナウイルス感染症の影響でリモートワークが定着化し、職場で対面での会話が少なくなっていることから、社内コミュニケーションの活性化を目的に急速に導入が進んでいます。
オススメのビジネスチャットツールは？
ビジネスチャットツールは、ここ数年様々な会社から出ていますが、代表的なものであれば、
・Chatwork(Chatwork株式会社）
・Microsoft Teams （日本マイクロソフト株式会社）
・Slack（株式会社セールスフォース・ジャパン）
・LINE WORKS（ワークスモバイルジャパン株式会社）
などが挙げられます。
どれも優れていますが、僕がお勧めするのはLINE WORKSです。
特に僕はカレンダー機能をフルに活用してます。
今までは社員が出先で僕のスケジュール調整するのに、いちいち職場に帰ってから確認していたのが、LINE WORKSだとスマホから僕のスケジュールを確認できるので、その場で日程を決めれるようになりました。
またGoogleカレンダーからも同期できるので今までのカレンダーを使いながらLINE WORKSも使うなんてことも可能です。
また有料版ではフォルダ機能やメール機能なども利用することができ、さらに業務効率化を図ることが可能です。
LINE WORKSとは？
LINE WORKSはビジネス版LINE
LINE WORKSとは公式ホームページでは以下の通り紹介してます。
LINE WORKSは、LINEのような使い勝手で導入したその日から誰でもすぐに使えます。LINEおなじみのチャットやスタンプは、多くの現場で楽しい職場づくりをサポートしています。グループで共有できるノートや予定、フォルダの機能を活用すれば、無駄のないコミュニケーションも可能となり、LINEや他社のLINE WORKSユーザーとのトーク機能で、さらに社外とのつながりも広がります。
「LINE WORKS」ホームページより引用
つまり、LINE WORKSはビジネス版のLINEと言われており、LINEの使い勝手で社内のコミュケーションがとれるツールなんです。
そのほか、カレンダー・掲示板・ノートといった機能をを無料で利用することが可能です。またアンケート機能を利用して日報の作成やイベントの参加調整、申し込みフォームの作成などあらゆるビジネスシーンで利用できるのがLINE WORKSです。
下の図のように今まで社内にあったホワイトボードの予定表や掲示板、電話や書類などをパソコン・スマホ・タブレットで完結することができるようになります。
極端な話、会社に来なくてもLINE WORKSの中で完結してしまうかもしれません。
これらがほぼ無料で使えてしまうのがLINE WORKSです。
LINEじゃだめなの？
今申し上げたとおり、とても便利なLINE WORKSですが、ここでふと疑問が湧きます。
「LINEじゃだめなの？」
確かに社内でLINEのグループを組んだり、お客様ともLINEを使いやりとりしている方もいらっしゃるかと思います。
しかし、LINEを仕事で使うには大きく分けて２つの問題があります。
１つは社員側から見た問題、もう一つは会社側から見た問題です。
社員側から見た問題
社員側から見た問題とは、LINEでは個人のアカウントを使用してますので、仕事で繋がったお客様にも個人のアカウントを教えないといけません。
従ってプライベートと仕事のやりとりが混在しますので誤送信の可能性があります。
また、人によっては個人のアカウントを会社で知り合った方へ知らせたくないという人もいるかと思います。
しかし、取引先との良好な関係を築くために泣く泣く個人アカウントを教え、結果休日も仕事の連絡が入るようになってしまったという話はよく聞きます。
会社側から見た問題
もう一つは会社側から見た問題です。
これは主に情報管理の面ですが、個人のLINEアカウントで社員が取引先と繋がっていた場合、トラブルやクレームなどに発展した時にいつ、どこで、どんな理由でトラブル等に発展したのかが追跡できません。
結果として社員を守ることができないという問題に直面する可能性があります。
また、もっとも大きな問題が個人情報をLINEでやりとりすることです。
LINEを仕事のやりとで使っていた社員がもしあなたの会社をお辞めになられたら、その社員のスマホに仕事の重要なデータが残るので、あなたの会社の情報を持っていかれてしまう可能性があります。
こうした個人の端末を使い、会社の知らないところで仕事のやりとりをすることを「シャドーIT」と呼び、今大きな問題となってます。
シャドーITについて詳しく知りたい方はこちらも参照ください。
もちろんこれらの問題を認識した上でLINEでもいいという方はそれでも結構です。
必ずしもLINEをビジネス用で使ってはいけないということではないので誤解のないように。
LINE WORKSのメリット・デメリット
LINEではリスク管理が難しいことが分かったので、我が社でもLINE WORKSを使ってみようという方もいらっしゃるかと思います。
でもLINE WORKSを使うメリットって何なの？
デメリットもあるんじゃない？
とお思いの方もいらっしゃると思うので、実際LINE WORKSを利用しているナガツバが感じたメリット・デメリットを紹介したいと思います。
まずメリットは…
・LINEと同じ感覚で使えるため比較的操作がしやすい
・社員が退職する際には管理者がアカウントを削除できる
・セキュリティがしっかりしている
LINEと同じ感覚で使えるため比較的操作がしやすい
LINE WORKSの一番のメリットはプライベートで使っているLINEと同じ感覚で操作できることです。もちろんスタンプも送れます。
なので、今まで新しいシステムを導入した時はシステム担当者が社員に操作方法などをいちいち説明してましたが、そのような社内説明がほぼ不要となりシステム担当者の負担は大幅に削減される可能性があります。
社員が退職する際には管理者がアカウントを削除できる
LINEは各自の端末にデータが保存されるため、社員が退職するときにデータが社員個人の端末に残ってしまうという問題があります。
一方LINE WORKSは管理者をきちんと立てるため、管理者が社員の使っていたLINE WORKSのアカウントを削除すればデータは残りません。
セキュリティがしっかりしている
例えば、社員がお客様と個人のスマホのLINEでとやりとりし、万が一スマホを紛失してしまった場合、あなたの会社は情報漏洩のリスクに晒されることになります。
しかしLINE WORKSでは前述の通り管理者がアカウントを一元管理しているため、万が一スマホを紛失したとしてもLINE WORKS内のデータは管理者が削除できる仕組みとなってます。
またデータは国内のサーバーで２４時間体制で管理されてるほか、LINE WORKSを運営しているワークスモバイルジャパン株式会社の日本国内外の社内スタッフが保存データを閲覧することはできない仕組みとなっています。
一方でデメリットは…
・基本無料で使えるがメールなど一部機能は有料となる
・フリープランだとストレージ（保存容量）が少ない
・個人のスマホで使用すると通信費が自己負担となる
基本無料で使えるがメールなどは一部機能は有料となる
基本的にフリープランで100人まではトークや掲示版、カレンダーなどは無料で使うことができるのがLINE WORKSの良いところですが、一方でメール機能（電子メール）やドライブ機能（「Drop Box」のようなクラウドにファイルを保存できる機能）など一部の機能は有料版での提供となるため、こうした機能を利用したい場合は有料版に登録する必要があります。
フリープランだとストレージ（保存容量）が少ない
またフリープランの場合、保存できるストレージの容量が５GBのため、トークに写真やファイルを添付すると容量をオーバーするかもしれません。
そんな場合でも、ストレージを圧迫しない画像、動画、ファイルの共有方法もありますので、フリープランでもうまく使いこなすことができます。
個人のスマホで使用すると通信費が自己負担となる
社員個人のスマホでLINE WORKSを利用する際に気をつけなけばいけないのが通信料金の問題です。
これはLINE WORKSに限らずですが、これまで仕事用に個人のスマホを利用してこなかった社員は特にこの通信料金の自己負担を意識する傾向にあります。
「仕事で使っているんだから通信料金を会社が負担するか社用のスマホを持たせてほしい」
特に労働組合のある会社では起こりうる問題です。
こうした問題に会社側としては
①社内で利用する際はWi-Fi環境を整備して無線LANを利用させる
②社外で利用することも考え百円〜数千円を支給する
といった方法をとっている会社もあります。
新たな費用負担は発生しますが、社用スマホのレンタル料やリース料を考えるとまだ安く抑えることができ、比較的取り組みやすいのではないでしょうか。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
チャットツールは現代においてなくてはならないコミニュケーション手段に発展しました。
ビジネスの世界においてもおそらく今後メールからビジネスチャットへどんどん切り替わっていくでしょう。
そうした世の中の流れの中で、あなたの会社が今後生きていくためにはどうすればいいのでしょうか。
環境変化に対応してLINE WORKSのようなビジネスチャットで生産性をあげてビジネスチャンスを掴むことができるのであれば、デジタル化やDX化への第一歩として導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ということで今回は「デジタル化への第一歩。チャットツールって何？」についてお話しさせてただきました。
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それではまた。
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